Comment gérer son temps ?

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En tant que doctorant, on doit gérer au quotidien une multitudes d’obligations très différentes : les manipulations, la bibliographie, les réunions d’équipe, les sollicitations des supérieurs et collègues, les congrès et formations, les enseignements, etc. De plus, le chronomètre tourne pour chacun d’entre nous, les financements doctoraux n’étant pas éternels et pour la plupart non extensible et limités à trois ans.

L’impression d’être dépassé et impuissant fait alors très souvent son entrée. On a alors tendance à enchaîner les journées de 12h pour tenter de réduire sa pile d’obligations, qui ne cesse d’augmenter de volume. Et pourquoi pas apprendre à mieux gérer son temps plutôt que de courir à l’épuisement ?

« Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités » – Timothy Ferriss

Mise en place d’un système de productivité

Comme l’illustre très bien cette phrase de Timothy Ferriss, la première chose à faire pour éviter de se sentir débordé en permanence, est de bien gérer ses priorités. Pour cela il est important de mettre en place un système de productivité en 2 étapes.

I – Gestion des projets

Dans un premier temps, il s’agit de définir et de hiérarchiser les projets à boucler absolument pendant le contrat doctoral. Ces projets doivent être, si possible, divisés en un ensemble de sous-projets à réaliser par mois ou par semaine, avec pour chaque projet, une date de début et une date de fin. Il s’agit finalement d’un diagramme de Gantt. Il est important de consacrer une demi-journée par mois à cet exercice dont le seul but est de rendre concret l’objectif final : faire le meilleur doctorat possible sans dispersion inutile.

II – Gestion des tâches

Dans un deuxième temps, il est nécessaire de décomposer ces sous-projets en tâches concrètement réalisables en un laps de temps court. Ces tâches seront ensuite indexées dans une to do list qui doit être mise à jour quotidiennement : le soir pour le lendemain ou le matin même.

Afin de ne pas perdre de vue les priorités, Léo Babauta conseille de définir, pour chaque jour, 2 à 3 tâches les plus importantes ou TLPI. Ces TLPI sont des tâches que l’on doit absolument faire dans la journée car leur accomplissement garantira l’avancement des projets. Les autres obligations viennent ensuite (e-mails, papier administratif, coup de fil, recherche sur Internet, etc). Selon la métaphore de Stéphane Covet, les TLPI sont des grosses pierres, la journée un bocal et les autres obligations du sable : si l’on place d’abord les grosses pierres, il restera toujours de la place dans le bocal pour le sable. À l’inverse, se consacrer d’abord à des tâches subalternes ruinerait votre journée et à la longue vos projets.

Gagner du temps : quelques concepts

Il est primordial de respecter cet adage : « Chaque chose en son temps, une chose à la fois ». Il n’y a rien de meilleur pour perdre son temps que de faire 15 choses en même temps. On n’a rien à y gagner à part un sentiment d’impuissance et une bonne dose de stress. Préférer la technique Pomodoro qui consiste à se ménager des temps de concentration de 25 à 30 minutes entrecoupée de période de pause de 5 minutes afin de réaliser une à une les tâches les plus complexes.

Simplifier les tâches en nombre et en taille : aller à l’essentiel. Élaguer avant d’organiser. Il est nécessaire de faire un tri parmi les tâches. Nous avons le choix : les remettre à plus tard, se désengager ou carrément les éliminer. Pour ce qui est de la taille, avoir à l’esprit la loi de Parkinson qui peut s’énoncer de la manière suivante : « plus on consacre du temps à une tâche, plus celle-ci grossira en importance et en complexité perçue ».

« 80% des effets sont le produit de 20% des causes ». Autrement dit, 80% de mes résultats viennent de 20% de mes efforts. Ce principe, qui est celui de Vilfredo Pareto économiste et sociologue italien, nous invite à lever le pied et à prendre du recul sur notre travail et nos priorités. Il peut être intéressant de se demander quelles sont les 20% de mes efforts qui produisent 80% de mes résultats, afin de simplifier, d’éliminer les comportements inefficaces et d’identifier les points forts.

Les outils

Notre gestion du temps doit rester simple. Éviter les outils trop nombreux ou trop complexes. Léo Babauta nous conseille de nous limiter à seulement 2 outils.

Un agenda (agenda google par exemple) pour noter les rendez-vous et les rappels de deadline.
Un traitement de texte : création de 2 fichiers word, un pour les projets et un pour les tâches. Le fichier consacré aux projets peut être décomposé en 3 sous parties : les projets à réaliser dans le mois, les projets hors horizon (à plus d’un mois) et les projets finis. Le fichier consacré aux tâches peut être de la même manière divisé en 3 sous parties : les tâches à réaliser dans la journée avec en haut et séparées des autres tâches les 2 à 3 TLPI, les tâches à réaliser dans la semaine et les tâches hors horizon. Ces fichiers devront être mis à jour régulièrement.

L’idée est vraiment de tout noter afin de se libérer l’esprit pour se consacrer à 100% à sa tâche du moment.

Chaque doctorant a une liste de tâches bien spécifique à gérer, j’espère néanmoins que cet article vous a plu et que ces quelques conseils vous serviront à mieux gérer votre temps et votre énergie comme ils m’ont servi et continuent de me servir au quotidien. Il est toujours temps de changer.

Il est évident que certains de ces conseils pourront paraître tomber sous le sens aux mieux organisés d’entre nous. Si c’est votre cas, n’hésitez pas à commenter cet article et à conseiller à votre entourage sa lecture.

N’hésitez pas à nous contacter si vous désirez participer au développement de ce blog d’entraide destiné aux doctorants.

Antoine Bersweiler

Sources. Livres : « La semaine de 4 heures » – Timothy Ferris, « l’art d’aller à l’essentiel » – Léo Babauta. Internet : Interview d’Olivier Rolland – sa méthode de productivité.